Projektmenedzsment

Melyek a projektmenedzsment főbb lépései, legyen szó akár IT projektről, akár más jellegű projektről?

Megoldás:
1. A projekt meghatározása és megszervezése

1.1. A projektszervezet felállítása
Kulcskérdések:
• Ki a projektmenedzser?
• Mi a felelőssége?
• Milyen területeken rendelkezik döntési jogkörrel?
• Született megállapodás, illetve dokumentum a projektmenedzser felelősségéről és hatásköréről és ki lett osztva a csapatnak?
• Kik vannak a csapatban?
• Mihez értenek az egyes csapattagok?
• Elkészült a csapatnévsor?
• Ki viseli a csapat költségeit? Kinek jelentenek?
Kulcsfeladatok:
• Projektmenedzser kijelölése írásban.
• A projektmenedzser hatáskörének és felelősségének rögzítése írásban.
• A projektcsapat azonosítása szerepekkel és feladatokkal együtt.
• A csapatnévsor megszerkesztése és közreadása.

1.2. A projektparaméterek meghatározása
Kulcskérdések:
• Mi a projekt célja?
• Mikor fejeződik be (lesz kész) a projekt?
• Milyen erőforrásokat rendelnek a projekthez?
• Létezik a projektcél tömör (25 szónál rövidebb), egyértelmű megfogalmazása?
• Mik a projekt fő kimenetei, illetve eredményei?
• A fő kimenetek jól meg lettek határozva?
• Létezik írott lista az egyes kimenetekről, amely megmondja, hogy az valójában Mi, illetve Mi nem.
• Van a fő kimeneteknek tervezett befejezési időpontja?
Kulcsfeladatok:
• Projektcél írásos meghatározása.
• A fő kimenetek listájának összeállítása.
• Lista készítése arról, hogy a fő kimentek Mik és Mik nem. (Pl. plüsskutya és nem pedig házőrző eb.)

1.3. A projekt kereteinek megtervezése
Kulcskérdések:
• A csapat meghatározta, hogy mikor és hol fog találkozni, kik fognak megjelenni, és hogy milyen témákat fognak megvitatni?
• A részvételi szabályok elkészültek?
• A részvételi útmutató elkészült?
• A csapat rendszeresen naplózza a felmerülő problémát?
• A felmerülő problémák naplóját rendszeresen frissítik, illetve tekintik át?
• Hogyan oldja meg a csapat a felmerülő nézeteltéréseket?
• Létezik egy elkülönített út a megoldatlan kérdések számára?
• Kinél vannak, illetve ki tartja karban a projektiratokat?
• Hol tárolják az iratokat?
• Hogyan kommunikál a csapat? (elektronikus levelek, telefon, stb.)
• A fentieket leírták és csatolták a projektiratokhoz?
Kulcsfeladatok:
• Megegyezés az értekezletek rendjéről és annak írásban való rögzítése.
• A problémák határozott kezelése, formális naplózása.
• A projektiratok felelősének és helyének meghatározása.
• A kommunikációs stratégia meghatározása és rögzítése.

1.4. A projektdefiníciós dokumentum összeállítása a fenti pontok alapján
Tartalom:
• Projektszervezet.
• Projektparaméterek.
• Projektkeretek.

2. A projekt tervezése

2.1. Munkatevékenységek lebontása
Kulcskérdések:
• Minden feladat azonosításra került?
• A gyakran elfelejtődő feladatok is? (Pl. projekttervezés, jóváhagyási ciklus, nyomtatás, stb.)
• Mennyi ideig fognak tartani a feladatok? (Hány óra, nap, hét?)
• Rendeltek felelősöket a legalacsonyabb szintű feladatokhoz?
• Egy feladatnak csak egy gazdája van?
Kulcstevékenységek:
• A munkatevékenységek struktúrájának megalkotásához használjunk cetliket a jobb áttekinthetőség érdekében.
• Rendeljünk felelősöket a legalacsonyabb szintű feladatokhoz.

2.2. Ütemterv elkészítése
Kulcskérdések:
• Minden függőséget meghatároztunk?
• Lettek olyan új feladatok azonosítva, amelyeket hozzá kell adni a tervhez?
• Készült hálódiagram?
• Lett időtartam rendelve minden alacsonyszintű feladathoz?
• A hosszabb, illetve kétes kimenetű feladatokra vonatkozó becsléseket átnézte a csapat?
• Elkészült a Gantt diagram?
Kulcstevékenységek:
• Használjuk a legalacsonyabb tevékenységek cetlijeit a függőségi diagramm megalkotásához.
• Készítsünk gyors becslést a feladatok időigényéről (órákban).
• Készítsünk az ütemezést szemléltető Gantt diagrammot.

2.3. Erőforrások elemzése
Kulcskérdések:
• Van olyan erőforrás, amely a munka aránytalanul nagy vagy kis részét kapta?
• Vannak kihasználatlan erőforrások?
• Vannak olyan erőforrások, amelyek párhuzamos munkának vannak kitéve?
• Vannak még a projekt részére elérhető erőforrások?
• A feladatok felelősei elég képzettek ahhoz, hogy elvégezzék munkájukat?
Kulcstevékenységek:
• A teljes projektterv elemzése.
• Lehetséges forgatókönyvek számbavétele, elkészítése.
• Hozzunk döntést arról, hogy mit miért áldozunk fel. (Pl. a minőséget a gyorsaság érdekében.)

2.4. Akadályozó tényezők csökkentése
Kulcskérdések:
• A projektcélon belül vagyunk?
• Lehet szűkíteni a hatáskört?
• Lehet változtatni a sorrenden?
• Az erőforrásokat át lehet csoportosítani, illetve lehet újakat szerezni?
• Lehet jobban és okosabban dolgozni ugyanazon eredmény elérésének érdekében?
Kulcstevékenységek:
• A Gant diagramm elemzése erőforrás minták alapján.

2.5. Kockázatkezelő tervek készítése
Kulcskérdések:
• A projektet veszélyeztető tényezők azonosításra kerültek?
• Meg lett határozva a prioritásuk?
• Történtek a veszély előfordulását csökkentő intézkedések?
• Van intézkedési terv arra az esetre, ha veszély fenyeget?
• Miből lehet tudni, hogy veszélyben vagyunk?
• Ki a felelős projekt veszélyeinek kezeléséért?
Kulcstevékenységek:
• A projektet veszélyeztető tényezők azonosítása és sorba állítása.
• Terv készítése a veszélyek kezelésére, amely magában foglalja az intézkedési tervet és a megelőző tevékenységeket.
• Felelős kijelölése a projekt veszélyeinek kezelésére.

3. A projekt nyomon követése és menedzselése

3.1. Helyzetértékelés

3.2. Intézkedési terv készítése és végrehajtása
Kulcskérdések:
• Milyen gyakran történik információgyűjtés formális helyzetértékeléshez?
• Hogyan történik az információgyűjtés?
• Milyen információkat kísérünk figyelemmel?
• Milyen döntéseket hozunk?
• Milyen intézkedések születnek?
• Hogyan tesszük közzé ezen döntéseket, illetve lépéseket?
Kulcstevékenységek:
• Határozzuk meg, hogy milyen gyakran fogunk helyzetértékelést tartani.
• Határozzuk meg az információgyűjtés módját. (Pl. értekezletek, elektronikus levelek, stb.)
• Elemezzük a helyzet hatását a projektre.
• Tegyünk megfelelő intézkedéseket.

3.3. A projekt lezárása
Kulcskérdések:
• A projektmenedzsment milyen szempontból volt hatékony?
• Milyen szempontból lehetne javítani?
• Hogyan lehetne javítani?
• A dokumentáció teljes?
• A tanulságot beleírtuk a projektiratokba?
• A tanulságot miként hasznosítjuk a jövőben?
• A projektiratokat megőriztük valahol?
• Milyen formában történik az elismerés és a siker ünneplése?
Kulcstevékenységek:
• Tartsunk formális kikérdezést a tapasztalatokról.
• Tegyük rendbe a papírmunkát és archiváljuk a projektiratokat.
• Jutalmazzuk meg a csapattagok hozzájárulását a sikerhez és ismerjük el munkájukat.
• Ünneplejük meg a projekt befejezését.

A Harvard Business School anyaga alapján

12 hozzászólás a következőhöz: “Projektmenedzsment

  1. Juhász Zoltán szerint:

    Szia László,

    Nagyon jó ez a lista. Tudsz arra nézve információkat adni, hol és hogyan szerezhetnék mélyeb ismereteket projektmenedzsment témakörben?

    Üdv,

    Zoli

  2. Spiller László szerint:

    Szia Zoli!

    Ez a lista igazából a Harvard Busines School oktatási anyaga alapján készült.
    Tudomásom szerint ezt a módszert így név szerint sehol nem alkalmazzák, azonban aki ezeket az alapokat nem ismeri, kötve hiszem, hogy jó projektmenedzser lesz, ismerje akár a PRINCE akár a RUP módszertant. Természetesen itt is a munkatapasztalat a legfontosabb.
    Rengeteg posztgraduális kurzus létezik a témakörben, pl. a Corvinus Egyetem is indít ilyeneket. Ezek jó elméleti alapot nyújtanak, de mondom, igazából a gyakorlat teszi a jó szakembert.
    Elküldöm számodra az eredeti angol nyelvű dokumentumot.

    Üdv:

    Laca

  3. Zoli szerint:

    Az én munkatapasztalatom szerint a szoftverfejlesztési projektek jó része nem csak azért bukik el, esetleg fut ki az időből, vagy a költségekből, mert a követelmények nem lettek jól meghatározva, hanem azért is, mert nincs felelősséggel és jogosultságokkal felruházott projektmenedzser. Általában az egyéb feladatok mellett végeznek különféle szakterületek szakértői projekt menedzsment feladatokat, de kevés az igazán hozzáértő, a vezetés, szervezés, irányítás, motiválás témakörökben jártas projektmenedzser.

  4. Zoli szerint:

    Én a Corvinus Egyetem posztgraduális informatikai menedzsment diplomáját szereztem meg, és ennek keretében egy félévet foglalkoztunk projekt menedzsmenttel. Jó könyvek is léteznek a témában, de ez persze csak az elméletet adja meg.

  5. varangyos béka szerint:

    Tetszik a honlapod, nagyon jó, gratulálok hozá! Bár a https://spillerlaszlo.files.wordpress.com/2008/01/iwiw_kelly.jpg képen kicsit nagy a rendetlenség az asztalodon🙂

    IT projekt menedzsmentbol tudok ajanlani par konyvet ( letolthetoek ):

    http://www.flazx.com/category132.php

    Sok jó van ezen az oldalon, érdemes körbenézni. Nekem is több tetszik, pl. ez is nagyon jó: http://www.flazx.com/ebook4133.php

  6. Spiller László szerint:

    Kedves varangyos béka!

    Persze, hogy nagy a rendetlenség. Hiszen dolgozom.🙂
    Üdv:
    Laca

  7. Csaba szerint:

    Sziasztok,

    segítségre lenne szükségem. Úgy hozta a munkám, hogy Microsoft projekt 2007-ben kell, hogy dolgozzak. A baj csak az, hogy soha életemben nem dolgoztam vele. Már nagyon sok mindent sikerült aktiválnom a programban de valószínűleg még sokkal többre lenne szükségem. Szóval tudna e velem valaki 2-3 órát konzultálni személyesen ez ügyben. Terméseztessen megfizetem az árát. Előre is köszönöm ha tudtok segíteni vagy ajánlani valakit.

    Üdv,

    Csaba

  8. Spiller László szerint:

    Szia Csaba!

    Én úgy érzem, hogy tudok neked segíteni.

    Üdv:

    Laca

  9. Kiss Gábor szerint:

    Szia,
    Bá r égi ez a topic, de elkérhetném én is azt a bizonyos angol nyelvű dokumentumot a projektmenedzsment témakörben?
    Köszönettel:
    Gábor
    pldr@kapos-net.hu

  10. Rácz Péter szerint:

    Magyar nyelven az alapkönyv szerintem ez, ami ezen kívül van az már inkább speciális szakágakhoz tartozó anyag:
    http://www.libri.hu/konyv/projektmenedzsment-utmutato.html

    Viszont az engem is érdekelne, hogy egyetemi keretek között, hol oktatnak Magyarországon gyakorlatorientáltan szervezést, tárgyalástechnikát, projektmenedzsmentet meg, ami ezzel kapcsolatos. Én magam főként munkahelyi tapasztalatokból, konferenciákon eszmecserékből és egyéb képzésekből fejlesztem magam, de kíváncsian várom tud-e valaki olyan oktatási lehetőségről, ami pár év alatt átfogó tudást lenne képes adni, én anno nem leletem.

  11. Pajtók Adrienn szerint:

    Kedves Laci!

    Remek téma. Célcsoportod részére szeretnék ajánlani egy egyszerű és költséghatékony megoldást az IT projekt menedzsmenthez, a BootStrapToday-t, bootstraptoday.com.

    Üdvözlettel,
    Pajtók Adrienn

    adrienn.pajtok@bootstraptoday.com
    Head Marketing for European Operations

  12. Pató Mária szerint:

    Az IT projektek kudarcait abban látom, hogy kevés a “hídember”, aki a megrendelő igényeit le tudja fordítani az informatika nyelvére, és aki az informatika adta lehetőségeket a megrendelő szemléletmódja szerint tudja prezentálni. Aki mind a két területen otthonosan mozog. Szerintem ez fontos projektmenedzseri kompetencia kellene legyen vagy ennek hiányában ilyen szakember bevétele szükséges a projekt operatív irányításába. Ez viszont nem kevés pénzbe kerül. De előfeltétel ahhoz, hogy az informatikai megoldások optimálisan igazodjanak a szakmai megrendelő elvárásaihoz, aki vagy túlzott várakozással (majd ezt követő csalódottsággal) vagy túlzott tisztelettel (rossz megoldásokat kritika nélküli elfogadása) tekint az IT oldalra. A régi jó mondás itt is igaz: egy profi pontosan feleannyiba kerül, mint öt amatőr.

Vélemény, hozzászólás?

Adatok megadása vagy bejelentkezés valamelyik ikonnal:

WordPress.com Logo

Hozzászólhat a WordPress.com felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Twitter kép

Hozzászólhat a Twitter felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Facebook kép

Hozzászólhat a Facebook felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Google+ kép

Hozzászólhat a Google+ felhasználói fiók használatával. Kilépés / Módosítás )

Kapcsolódás: %s