Kísérő levél

Karriermenedzsment informatikusoknak 3.

Írjon-e egy IT szakember kísérő levelet?

Ha szeretnénk karriert váltani és már megalkottuk az önéletrajzunkat, a következő lépés az, hogy azt eljuttassuk a döntéshozókhoz. Ehhez természetesen szükség lesz egy „kísérő” levélre. Régóta megy a vita, hogy önéletrajzunk mellé egyáltalán írjunk-e levelet? A legfőbb ellenérv az, hogy úgysem olvassák el. Én azok közé tartozom, akik a kísérő levél pártján állnak. Főleg azért, mert nem illik önéletrajzunkat csakúgy egyszerűen a nagyvilágba szétküldeni. Kell, hogy legyen valamilyen levél, amelyben megfogalmazom, hogy miért is küldöm el azt az adott személynek. Persze, ha terjedelmes ez a levél, vagy nem a lényegre fókuszál, akkor ne csodálkozzunk rajta, hogy nem olvassák el.

Vegyük sorra, hogy milyen típusai vannak a kísérő levélnek, és mikor melyiket érdemes alkalmazni?

Kísérő levelek fő típusai:

  • motivációs levél,
  • „kéthasábos” motivációs levél,
  • marketing levél,
  • kapcsolatépítő levél.

Motivációs levelet akkor írunk, ha egy konkrét állást szeretnénk megpályázni.

Főbb elemei a következők:

  1. Hivatkozás, hogy hol hallottunk az állásról.
  2. Indoklás, hogy miért mi vagyunk a legalkalmasabbak.
  3. Motivációnk kifejtése, hogy miért szeretnénk az adott cégnél, az adott pozícióban dolgozni.
  4. Kapcsolattartási rész, melyben jelezzük, hogy telefonon fogunk jelentkezni, annak érdekében, hogy egy személyes találkozót egyeztessünk.

A fentikeről elég egy-egy mondatot írnunk.

Hatékonyabb és lényegre törőbb, ha a motivációs levelet kiegészítjük két oszloppal. Az egyik oszlopba összegyűjtünk 5-6 legfontosabb elvárást, amelyet a munkavállaló támaszt a pályázókkal szemben. (Ezt az álláshirdetésben, vagy a pozíció leírásban találjuk meg.) A másikban pedig felsoroljuk, hogy mi mennyire teljesítjük ezeket az elvárásokat. A lényeg az, hogy bebizonyítsuk, hogy mi vagyunk az a jelölt, akire tökéletesen ráillik a kiírás, tehát mi vagyunk az a munkavállaló, akit keresnek az adott állásra.

A kéthasábos motivációs levél fő elemei

Szerkezete hasonló, mint a szokványos motivációs levélé:

  1. Hivatkozás
  2. Indoklás két oszlopban: önök ezt kérik – én ezt tudom nyújtani
  3. Motiváció kifejtése
  4. Kapcsolattartás

Minta kéthasábos motivációs levélre:

Dear Decision Maker,

I would like to apply for the position that is being advertised on the internet.

Please check my attached CV and you will see that I am a perfect match for the role:

  • At least Bachelor’s Degree: I have an MSc degree in IT.
  • Strong communication skills in English: I use my English on a daily basis for communicating with my global partners.
  • 10 years of experience in global ERP deployments: I gained 12 years of experience in deploying different ERP systems, such as SAP, Siebel and MS Dynamics AX.
  • Knowledge of MS Dynamics AX solutions or similar: I have 3+ years of experience in implementing MS Dynamics AX solutions in the manufacturing industry.
  • Project management experience: I have 5 years of experience in managing IT projects.
  • People management experience: I managed 15-20 project team members.
  • Willingness to travel within Europe frequently: I usually spend 1 week per month in other European countries when working on ERP implementation projects.

I am really motivated to work at your company as an IT project manager who will be responsible for ERP deployments. I have checked your website and LinkedIn page, and I was impressed to see that you have several manufacturing sites within Europe and that your colleagues are highly skilled. I would love to work in such an inspiring environment.

Please, let me approach you either on phone or LinkedIn in order to fix a date for a personal interview.

Regards,

Attila

Ha nem konkrét állásra jelentkezünk, csak szeretnénk körbeküldeni a kapcsolatrendszerünkben, hogy karrierváltás előtt állunk, akkor írjunk egy úgynevezett marketing vagy kapcsolatépítő levelet.

A marketing levél fő elemei:

  1. Hivatkozás: itt és itt találkoztunk személyesen, innét ismerjük egymást.
  2. Felvezetés: éppen karrierváltás előtt állok.
  3. Képességeink összegzése: ebben vagyok jó, ezen a területen szereztem tapasztalatot.
  4. Megcélzott területek: ahol kamatoztatni tudnám képességeimet.
  5. Segítség kérése a karrierváltásban: anyagunk ajánlása más döntéshozók számára.
  6. Személyes találkozó indítványozása

A marketing és a kapcsolatépítő levélre a következő részekben fogunk részletesebben foglakozni.

Összefoglalás képen elmondható, hogy érdemes és kell kísérő levelet írni, de nem mindegy, hogy milyen hosszú és milyen a szerkezete. Ha átlátható, világos és tömör a levél, akkor biztosan el fogják olvasni. Konkrét álláshirdetésre való jelentkezés esetén erre legalkalmasabb a feljebb bemutatott „kéthasábos” forma.

Feladat:

  1. Keressen egy konkrét álláshirdetést, amelyről úgy gondolja, hogy önre szabták! Írjon egy kéthasábos motivációs levelet, amelyben levezeti, hogy ön az ideális jelölt az adott pozícióra!

Kapcsolódó videók:

A funkciónális önéletrajz és az önéletrajzi levél: https://youtu.be/svYJUH9M0HY

Ajánlott irodalom:

Pintér Zsolt: Hogyan csináljunk karriert?

Richard N. Bolls: What Color is your parachute?

Tóth Éva Mária: Karrieriskola

Czifra Éva: Hogyan írjunk motivációs levelet angolul?